Open XML（docx、xlsx、pptx/m）减小尺寸，提高 可靠性 并使检测宏变得更容易。

若要共享而不进行编辑，请使用 PDF/XPS；若要与其他套件互操作，请谨慎导出为 ODF。

Excel：xlsb 是大型工作簿的关键；CSV/TXT/Unicode 可实现可靠的数据交换。

网络版本限制了高级功能；对于宏、大数据和设计，请使用桌面。

如果您与 Word、Excel 或 PowerPoint，您迟早会遇到数十种用于保存和共享文件的扩展和选项。 选择合适的格式 这不仅仅是一个技术问题：它影响文档的大小、兼容性、编辑的可能性甚至安全性（宏）。

在本指南中，我们汇集了 所有文件格式 微软的Office y 微软365 可以打开、保存或导出、它们的用途、何时使用每个套件比较方便以及在与旧版本、其他套件（例如 OpenDocument格式) 或在使用网络版而非桌面版时。

开放 XML 和现代扩展：一切的基础

多年来，Word、Excel 和 PowerPoint 默认保存的格式 打开XML （docx、xlsx、pptx）。这些文件内部是包含 XML 和资源的 ZIP 包，其主要优势如下： 较小的尺寸 （压缩可大大减轻重量）， 更好的恢复 如果组件损坏，隐私（使用文档检查器可以轻松检测和删除元数据），以及 互通性 （任何拥有 XML 编辑器和 ZIP 实用程序的人都可以检查它们）。

Open XML 中的一个重要内容是带有宏和不带有宏的文件之间的区别。 带有“x”的扩展名（docx、xlsx、pptx）不能包含宏 以“m”结尾的文件（docm、xlsm、pptm）则允许执行代码。这使得我们更容易一眼就识别出一个文件是否可以执行代码。

除了文件之外，还有以下变体 模板 和插件：Word 使用 dotx 和 dotm，Excel 使用 xltx 和 xltm，PowerPoint 使用 potx 和 potm； 补品 现代 Excel 格式称为 xlam，PowerPoint 格式称为 ppam。此外，还有 打开 XML 严格电子表格 （xlsx“strict”），Excel 工作簿的更严格的 ISO 变体。

每个应用程序的扩展：每个程序创建的内容

Word 主要适用于 。的docx （没有宏的文档）和 .doc （包含宏的文档）。对于模板，使用 .dotx y .dotm这些扩展可确保与现代功能（例如自动保存和可访问性检查）的最佳兼容性（请参阅 Word 格式说明).

Excel 用途 .XLSX （没有宏的书）， .xlsm （带有宏的书）， .xltx y .xltm （模板）。还有 .xlsb，一本专为 更快的加载和保存 并灵活地处理大量数据；它支持 VBA 和新功能，但它不是 XML，并且不能像 Excel 之外那样轻松地操作其内容（参见 Excel 格式).

PowerPoint 保存至 。PPTX （没有宏的演示）和 .pptm （使用宏）。对于模板，有 .potx y .potm；对于“松散的幻灯片”，有 .sldx y .sldm；对于准备播放的演示文稿， .ppsx y .ppsm。此外，该套件还包括 Office 主题 (.thmx) 在文档、电子表格和演示文稿中一致地应用样式（参见 PowerPoint 格式).

何时使用每种 Office 格式（docx/xlsx/pptx、带有宏和模板的变体）

对于一般的文本文档来说， 。的docx。它保证了兼容性、小尺寸以及所有现代功能。 .doc 只有当您真正需要宏（VBA 或 XLM）并且为了安全起见，对宏进行签名并仅与您信任的人共享才是理想的。

什么是写字板、历史、功能以及如何使用它在 Excel 中，标准是 .XLSX. 如果你的书包含 宏 o 宏表 从 Excel 4.0 中选择 .xlsm. 当性能至关重要时（非常大的工作簿、许多计算或数据透视表）， .xlsb 可以在打开和保存时有所作为，同时保持与 VBA 的兼容性。

对于要重复使用的模板（预算、报告、表格），请使用 .dotx / .dotm, .xltx / .xltm y .potx / .potm. 避免使用带有宏的模板 如果它们不是必需的：这就是你减少的方法 安全通知 以及企业环境中可能出现的阻塞。

导出用于共享或打印：PDF 和 XPS

当目标是 保留设计 并避免改变，选择 PDF （.pdf）。它非常适合发送提案、手册或需要打印的文件（包括 商业印刷）。该格式可保持元素的原样，并且不易编辑。

也有 XPS （.xps），具有类似用途的纸质 XML 规范： 尊重格式 并使编辑变得复杂。它不如 PDF 常见，但一些组织由于内部政策或 Windows.

发布到网络：HTML 和 MHT/MHTML

如果您需要将电子表格或文档发布为网页，您可以导出到 HTML（.htm、.html）Office 会生成一个包含文件和所有资源（图片、脚本）的文件夹。对于一个包含所有内容的单个文件来说， MHT/MHTML, “单文件网页”，对于通过电子邮件发送或存档嵌入资源很有用。

与其他套件的互操作性：ODF（开放文档）

Office 打开并保存于 OpenDocument格式 对于电子表格 .ods （其他地区也有 .odt 和 .odp 应用（尽管我们这里重点介绍 Excel）。如果您与 谷歌文档 或 OpenOffice/LibreOffice，因为他们将能够本地打开它。

然而，由于不同套件的功能并不相同， 保存并以 ODF 格式重新打开 您可能会注意到格式的变化或丢失。实用建议： xlsx/docx/pptx 在创建和审阅时，只有在特别要求的情况下才导出为 ODF 作为最终交换格式。

Excel 中的数据格式和交换：CSV、TXT、DIF 和 SYLK

Excel 在充当数据桥梁时大放异彩。为了与其他系统交换数据，您可以使用多种文本和旧格式，每种格式都有各自的“使用时机”。 选择正确的 它可以帮您解决重音符号、换行符或分隔符的问题。

CSV (.csv)：文本文件 逗号分隔值有一些平台变体（Windows、Macintosh、MS-DOS）旨在使制表符、换行符和其他字符在该系统上能够正确解释。Excel 仅保存 活动工作表.

制表符分隔的文本 (.txt)：字段之间用 制表符. 还适用于 Windows/Mac/MS-DOS 版本，以及选项 Unicode 文本 （用于宽字符编码）。保存为 CSV 文件 当前工作表.

差异 (.dif)：经典格式 资料交换。仅保存活动工作表；现在使用较少，但仍出现在旧版集成中。

SYLK（.slk）： 格式 符号链接 用于在旧版应用程序之间交换；保留一些表格元数据。此外 活动工作表 只要。

伪造注册号 (.prn)：“格式化文本（空格分隔）”。用于输出如下内容 路特斯 和空间对齐的打印列表；仅保存活动工作表。

实用建议：如果您要导入仅“吞下”特定分隔符的系统，请选择 CSV （逗号）或 TXT （制表符）按要求。如果重音符号或特殊字符有风险，则押注 Unicode 文本. 对于传统自动化系统， DIF/SYLK 仍然有用。

Excel 中的特殊格式和旧格式

Excel 可以打开某些较旧或第三方格式的文件，但无法保存。例如， .DBF （dBase III/IV）可以打开，但无法从现代 Excel 保存到 dBase。此外，还支持打开 .xlw （Excel 4.0 工作簿），但您无法使用该扩展名进行保存。

如何恢复未保存的 Excel 文件在“开放但有细微差别”类别中 .xlr （Microsoft Works 6.0–9.0）。要使用这些文件，建议将它们转换为 .xlsx/.xlsm/.xlsb 并在生产中使用之前检查兼容性。

Excel（现代版本）不支持的格式

有些格式无法再在 Excel 2007/2010/2013/2016 及更高版本中打开或保存。 避免依赖它们 并尽快迁移。

Excel 图表 (.xlc) 来自 Excel 2.0/3.0/2.x。

莲花1-2-3 在所有变体中： .wk1、.wk2、.wk3、.wk4、.wks、.fmt、.fm3.

Microsoft Works（.wks）.

数据库 II (.dbf) 在其规范 2 中。

Quattro Pro 对于 MS-DOS 和 Windows： .wq1、.wb1、.wb3.

如果您需要从这些格式中恢复数据，最明智的做法是 使用中间工具进行转换 （特定的转换器或先在仍然支持它的应用程序中打开它，然后重新导出为 CSV、XLSX 或类似格式）。

插件和自动化：XLA 和 XLAM

Excel 支持旧版加载项 .xla （Excel 97–2003）和现代 .xlam，也 宏启用 以及基于 XML 的。如果您开发内部解决方案， 了解如何排除插件故障 并尽可能提供 64 位和 32 位版本以覆盖这两种环境。

XML、数据和以前的标准

除了 Open XML，Excel 还可以与 XML 数据 （.xml）并与 XML试算表2003。如果您要与 其他应用 处理 XML 或需要自定义模式。请注意，现代书籍标准是 .xlsx/.xlsm，更加紧凑和坚固。

剪贴板：Excel 粘贴时能理解的格式

复制粘贴时，Excel 可以从 剪贴板 从 Office（如果您无法粘贴外部内容，请参阅 您不能粘贴外部内容）这包括 WMF/EMF 图像, BMP 位图，格式 文本 （标签、CSV、富文本 RTF格式)、OLE 对象，甚至单文件网页 MHT/MHTML 或传统的 HTML。这使得从其他应用程序粘贴时更能保留内容和格式。

向后兼容性和检查器

在 Office 中打开旧文档非常简单：打开它们，然后您就可以 继续工作 与他们一起保存。当您保存回时，Office 会运行 兼容性检查器 它会警告您目标版本不支持的功能，并允许您删除或替换它们。如果协作涉及多个版本，最实用的选择是 以现代格式保存 并在必要时促进额外出口。

您是否仍有旧二进制格式的文档（.doc、.xls、.ppt打开文件并选择 文件>另存为 （如果您使用的是 OneDrive/SharePoint，则选择“保存副本”）来创建版本 打开XML您将在尺寸、可靠性和功能方面获得提升。

何时选择 64 位或 32 位 Office/Microsoft 365

64 位版本的 Office 可以更好地利用内存，非常适合使用 巨大的文件 或 Excel 中的复杂模型（多个数据透视表、外部连接、Power Pivot、3D 地图、Power View 或获取和转换）。它们还有助于在 PowerPoint 中使用 非常大的图像和视频 并且在 Project 中文件> 2 GB。

如果你依赖 COM 加载项 或 32 位控件，没有 64 位替代方案，如果你 VBA 代码 使用难以移植的旧 API 声明，或者处理 OLE 对象/服务器和数据库 .mde/.ade/.accde 32 位访问。此外，内存小于 4 GB 或系统为 32 位的计算机只能安装 32 位版本。

如何知道 Microsoft Office 是否已激活OpenDocument 与 Open XML：默认情况下哪个更好？

OpenDocument 是为 OpenOffice/LibreOffice 等套件设计的，而 Open XML 则是 Microsoft Office 原生的。 Office 支持 ODF 您将能够打开/保存，但如果您使用非等效函数，则可能会出现 损失或变化 在表达或行为上。因此，除非你的组织要求，否则最明智的做法是 docx/xlsx/pptx 并仅导出至ODF进行一次性交换。

Office 桌面版与网页版：影响格式的差异

网页版 Microsoft 365 免费且方便，但也有限制。 词网 缺少完整管理等工具 引文和参考书目、水印、高级设计和打印选项，以及合并和比较文档的“专业”协作选项。不过，它处理基本的编辑和简单的共同创作功能还是相当不错的。

En Excel 网页版 您可以创建和编辑数据透视表，但不能创建和编辑数据透视图（只能查看它们）。 没有先进的公式 没有外部连接或外部引用，并且缺乏 Power View、Power Pivot 等分析视图或复杂的切片器，例如 时间线对于严肃的分析和数据建模来说，桌面毫无疑问胜出。

En PowerPoint 网页版 的选择 过渡和动画 它较小，它不能复制某些 嵌入视频，形状和文本的丰富格式有限（没有渐变或吸管），并且没有 设计师 也不需要墨水架。对于复杂的演示，桌面就足够了。

此外，网页版 离线无法使用 要编辑本地文件，必须先将其上传到 OneDrive。所有这些并没有改变你“必须”使用的格式，但它确实解释了为什么 包含宏、大型 Excel 模板或精心设计的文档、桌面和 .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm 格式仍然占据主导地位。

遗留二进制格式：何时仍然有意义

格式 .doc、.xls、.ppt (97-2003) 保留了兼容性，但不再推荐作为标准。您将失去 Open XML 的优势，并且在恢复损坏的文件或协作时面临更多问题。仅在以下情况下使用这些格式： 安提瓜 要求它，并计划它的迁移。

选择格式的快速提示

现代、可编辑的文档: docx/xlsx/pptx。

宏 必要的：docm/xlsm/pptm（如果可能的话，请提供数字签名）。

大型书籍上的表现：xlsb。

可重复使用的模板：dotx/xltx/potx（如果它们有宏，则为“m”变体）。

无需编辑即可分享：PDF（或 Windows 策略下的 XPS）。

发布为网页：HTML 或 MHT/MHTML（单个文件）。

交换数据 使用系统：CSV/TXT（如果有重音则为 Unicode），如果需要则为 DIF/SYLK。

与其他套件混合工作：将您的工作保存在 Open XML 中并在最后导出为 ODF。

选择正确的格式不仅可以避免兼容性问题； 节省您的时间减少集成过程中的错误，并提升文件接收者的体验。遵循这些指南，您可以在每种情况下做出明智的决策。

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